Agendapunten indienen en agenda’s opstellen

Het indienen van agendapunten en het opstellen van een agenda voor een vergadering kan een tijdrovend proces zijn. Vooral bij grote organisaties in het bedrijfsleven en bij de overheid (zoals een provincie of gemeente) kan al snel het overzicht worden verloren.

Bij dergelijke vormen van corporate meeting management & agenda planning kun je te maken krijgen met de volgende vragen:

  • Hoe zorg je ervoor dat alle betrokken personen agendapunten kunnen indienen?
  • Hoe zorg je ervoor dat elk ingediend agendapunt relevant en onderbouwd is?
  • Hoe bepaal je agendapunten worden behandeld?
  • Hoe creëer je een overzichtelijke agenda met de goedgekeurde agendapunten, inclusief bijlagen?

Indocs heeft een agenda planner als app ontwikkeld waarmee dit vraagstuk wordt opgelost. Zo kun je effectief vergaderen!

Agendapunten indienen

Bij de organisatie waar wij deze app initieel hebben ontwikkeld heeft iedere werknemer de mogelijkheid om agendapunten in te dienen voor de eerstvolgende vergadering. Voorheen gebeurde dit per post, per e-mail en per fax. In de huidige situatie kan iedere werknemer via een webform de gewenste stukken indienen en de bijbehorende documenten uploaden.

Bedrijfskundig en juridisch advies

Na het indienen van de aanvraag en het uploaden van de documenten komt de aanvraag terecht bij verschillende afdelingen, waaronder een bedrijfskundige afdeling en een juridische afdeling. Deze afdelingen schrijven een bedrijfskundig en juridisch advies over de inhoud van de aanvraag. De indiener heeft de mogelijkheid om de aanvraag naar een derde of een vierde afdeling te versturen indien advies van deze afdeling gewenst is.

Nadat iedere betrokken afdeling een advies heeft geschreven, krijgt de indiener zijn aanvraag inclusief de adviezen automatisch geretourneerd. Het advies wordt verwerkt door de aanvrager en de aanvraag wordt met eventuele aanpassingen opnieuw ingediend. Hierbij heeft de indiener de keuze of hij opnieuw advies wil inwinnen of dat de aanvraag direct moet worden doorgestuurd naar de leidinggevende. De leidinggevende kan het advies aanpassen en terugsturen of het advies akkoorden.

Spoedaanvraag

Naast de normale route heeft de aanvrager de mogelijkheid om een spoedaanvraag te doen. Hierbij wordt het inwinnen van advies overgeslagen en wordt de aanvraag direct ter goedkeuring voorgelegd aan de leidinggevende.

Akkoord door coördinator

Bij akkoord door de leidinggevende gaat de aanvraag naar de coördinator van de vergaderingen. Deze toetst het ingediende agendapunt op relevantie en kan de aanvraag opnieuw voorleggen aan de indiener of de leidinggevende.

Bespreekpunt of hamerstuk

Bij akkoordering door de coördinator staat het agendapunt klaar voor de volgende vergadering. De agenda voor deze vergadering wordt samengesteld door de coördinator. Hierbij wordt de volgorde van de onderwerpen aangegeven en worden de agendapunten gelabeld als bespreekpunt of als hamerstuk.

Agenda genereren

Door middel van één druk op de knop wordt de agenda gegenereerd als overzichtelijke pdf, inclusief alle ingediende stukken en genummerde bijlagen.