HR Onboarding & HR Facility Management App

Voor een provincie heeft Indocs een proces ontworpen ter ondersteuning van de human resource afdeling. Het proces wordt niet alleen gebruikt voor nieuw aangenomen werknemers, maar ook voor werknemers die een functiewijziging krijgen of werknemers die de organisatie verlaten.

De provincie maakte eerder gebruik van een zelfontwikkeld webformulier. Dit webformulier functioneerde niet naar tevredenheid van de organisatie. De mogelijkheden van het formulier waren beperkt en informatie in sommige velden werd zelfs helemaal niet opgeslagen.

K2 Smartform

Indocs heeft met behulp van K2 Smartforms een nieuw webformulier ontwikkeld. Dit formulier heeft uitgebreide mogelijkheden en geeft meer inzicht in de gegevens van bestaande gebruikers. De informatie van bestaande werknemers kan eenvoudig worden opgezocht door middel van het zoeken op personeelsnummer.

Bij wijzigingen in het personeelsbestand is de secretaresse verantwoordelijk voor het invullen van het webformulier. De gegevens van nieuwe werknemers kan eenvoudig worden ingevuld in het formulier. Wanneer een werknemer een andere functie krijgt of ontslag neemt, geeft de secretaresse dit ook aan middels het webformulier.

Akkoord door HR-manager

Wanneer de secretaresse na een invoer of een wijziging op invoeren klikt, wordt het achterliggende proces in werking gesteld. De HR-manager krijgt automatisch bericht dat er een wijziging in het personeelsbestand is. De wijziging moet door de HR-manager worden goedgekeurd middels een K2 Smartform.

Wanneer de personeelsmanager geen directe goedkeuring kan of wil geven, biedt het webformulier de mogelijkheid om feedback of een informatieaanvraag te versturen aan de secretaresse. Het proces begint dan opnieuw.

Betrokken afdelingen

Bij een goedgekeurde personeelswijziging wordt een e-mailnotificatie verstuurd naar alle betrokken afdelingen. De personeelsadministratie krijgt gegevens van de werknemer doorgestuurd om de gegevens in de administratie in te voeren, te updaten of te verwijderen. De helpdesk creëert, updatet of verwijdert de digitale omgeving van de werknemer.

Om te bepalen welke afdelingen een notificatie krijgen, maakt het proces gebruik van informatie die de secretaresse heeft ingevuld. Een voorbeeld: wanneer de secretaresse bij een nieuwe werknemer heeft aangegeven dat deze werknemer een fysieke werkplek krijgt, dan krijgt de facilitaire dienst een bericht dat er een werkplek beschikbaar moet zijn en dat er een toegangspas gemaakt moet worden.

Voltooid proces

Als de afdeling zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd, geeft de desbetreffende afdeling dat aan door middel van een eenvoudig webformulier. Als iedere betrokken afdeling akkoord is, krijgt de secretaresse automatisch bericht dat het instroomproces, de functiewijziging of het ontslagproces voltooid is.

Lees ook:

Meer informatie over deze business app?

Neem contact op