Subsidiemanagement App

Het proces Request for financial contribution is ontworpen voor het verwerken van subsidieaanvragen bij een organisatie die culturele projecten financieel ondersteunt. Het proces voor het aanvragen van subsidie verliep tot voor kort via papieren post. Dit is een arbeidsintensief proces dat zorgt voor onnodige vertraging in de aanvraagprocedure. De organisatie heeft Indocs gevraagd om de aanvraagprocedure te automatiseren.

Het huidige proces verloopt via twee webformulieren: een request form en een management form. Dit zijn beide K2 Smartforms.

Request form

De aanvraag door de gebruiker vindt plaats op een website met een webformulier. De gebruiker kan door middel van dit formulier subsidie aanvragen. Daarbij moet de gebruiker onder andere aangeven of het een particuliere aanvraag of een bedrijfsaanvraag is. Ook wordt de projectsoort (bijvoorbeeld een restauratie) en een projectspecificatie (bijvoorbeeld een kerk) middels een dropdown-menu aangegeven.

Het aanvraagformulier heeft verschillende schermen. Op basis van ingevulde informatie wordt een bepaald scherm getoond dat aansluit op de aanvraag van de gebruiker. Als de gebruiker invult dat het doel van de aanvraag het restaureren van een kerk is, dan krijgt de gebruiker een formulier te zien waarop hij meer informatie over deze kerk kan geven.

DSC_0012Afhandeling

De ingediende aanvraag wordt direct opgeslagen in Microsoft Dynamics CRM voor verdere afhandeling. De desbetreffende afdeling krijgt hierover automatisch bericht.

Inlogsysteem

Voor aanvragers die regelmatig een aanvraag indienen, is een loginpagina beschikbaar. Zodoende is de informatie over de aanvrager al bekend en kunnen bepaalde pagina’s van het formulier worden overgeslagen.

Management form

Naast het aanvraagformulier is er een managementformulier beschikbaar. Deze is alleen toegankelijk voor medewerkers van de organisatie. Door middel van het managementformulier kunnen de medewerkers zelf de informatie in het aanvraagformulier aanpassen.

Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat een gebruiker een aanvraag wil doen voor het verbouwen van een kerk in plaats van het restaureren. De medewerkers van de organisatie kunnen door middel van het managementformulier de projectsoort ‘verbouwen’ in het dropdown-menu toevoegen. Wanneer er nieuwe projectsoorten of specificaties worden toegevoegd, kunnen de gebruikte formulieren direct worden geüpdatet, zonder dat deze geheel opnieuw getest dienen te worden.

Een K2 Smartform wordt zodoende aangepast door middel van een andere K2 Smartform.

Het gehele project is uitgevoerd op basis van Scrum.

Lees ook:

Meer informatie over deze business app?

Neem contact op