SharePoint heeft ingebouwde functionaliteiten voor het ontwerpen van workflows. Deze SharePoint workflows helpen je met het automatiseren van processen in je hele organisatie. Maar zonder goede planning werken de workflows niet op het niveau van jouw onderneming. In dit artikel lees je alles over efficiëntere workflows in SharePoint.

Dit zijn mogelijke beperkingen bij het ontwerpen van SharePoint workflows:

  • weinig mogelijkheden tot visual design
  • workflow design vereist kennis van code
  • integratie van data van derden is gecompliceerd
  • weinig compatibiliteit tussen verschillende SharePoint versies
  • rapportages zijn gelimiteerd

Om deze uitdagingen op te lossen, hebben we vijf tips opgesteld voor het ontwerpen van workflows in SharePoint.

1. Houd het simpel

In plaats van het direct ontwikkelen van zeer uitgebreide workflows, is het beter om te beginnen met kleine en eenvoudige processen. Focus op een eenvoudige workflow waarmee je snel resultaat bereikt. Zodoende leer je op een eenvoudige manier de mogelijkheden en beperkingen van het ontwikkelen van SharePoint workflows.

2. Betrek de juiste mensen

Zorg ervoor dat je bij het ontwikkelen van SharePoint workflows input krijgt van iedereen die bij het desbetreffende proces betrokken is. Gebruikers zijn namelijk sneller geneigd om nieuwe workflows te gebruiken als ze het gevoel hebben dat er naar hun wensen is geluisterd. Bovendien zijn de daadwerkelijke gebruikers degenen die met goede ideeën voor een grotere efficiëntie komen.

3. Begrijp je data

Data zijn een belangrijk deel van iedere workflow. Neem de tijd om de data te doorgronden en om te bekijken welke data nodig zijn voor een specifieke workflow. Ook is het belangrijk om te bekijken waar de data vandaan moeten komen en wie er toegang tot de data heeft.

4. Optimaliseer voor hergebruik

De meest succesvolle SharePoint workflow implementaties zijn ontworpen met het idee van hergebruik in het achterhoofd. Onderdelen zoals workflowstappen of dataconnecties kunnen opnieuw worden gebruikt in andere workflows en workflowapplicaties. Zo kun je sneller workflows ontwikkelen en heb je meer flexibiliteit om veranderingen in het proces te verwerken in de workflow.

5. Ken de beperkingen

De mogelijkheden voor SharePoint workflows zijn de laatste jaren sterk uitgebreid, maar er zijn ook nog zeer veel beperkingen. Deze beperkingen kom je vooral tegen als je workflows verdergaan dan standaard “approve or decline” processen. Wil je meer met SharePoint workflows? Dan is het goed om te kijken naar alternatieven zoals K2 voor SharePoint.

Meer weten over uitgebreide workflowmogelijkheden in SharePoint? Neem contact op met Indocs!

Meer weten?

Chat met ons »

WE KUNNEN JE BELLEN

    …OF MAILEN

      ONS BEZOEKADRES

      Pythagoraslaan 101
      3584 BB Utrecht
      +31 30 233 13 15
      info@indocs.nl