Documentgedreven processen bij FMO

FMO (de Nederlandse Financierings-Maatschappij voor Ontwikkelingslanden) is de Nederlandse ontwikkelingsbank. De afgelopen 46 jaar heeft FMO investeringen gedaan in de private sector in ontwikkelingslanden.

FMO gelooft in een wereld in 2050 waar 9 miljard mensen goed kunnen leven binnen de grenzen van onze planeet. Om deze visie te kunnen realiseren, is het FMO’s missie om ondernemers in staat te stellen een betere wereld te bouwen. FMO richt zich op sectoren waar het gelooft dat hun inspanningen de hoogste lange-termijn resultaten zullen hebben: financiële instellingen, energie en landbouw. Tezamen met partners investeren ze in infrastructuur, maakindustrie en dienstverlening.

Met een totale investeringsportefeuille van 9,2 miljard euro behoort FMO tot de grootste bilaterale ontwikkelingsbanken voor de private sector.

De case

FMO gebruikt K2 Blackpearl en K2 Smartforms voornamelijk voor de vastlegging van verschillende bancaire processen en als document management systeem (in combinatie met CRM en SharePoint).

Migratie vanuit Infopath

FMO gebruikte eerder Microsoft Infopath in combinatie met K2 dat echter niet naar tevredenheid functioneerde. Bovendien stopt Microsoft binnenkort met de ondersteuning van Infopath. Tijdens de migratie heeft Indocs samen met FMO processen geoptimaliseerd en samengevoegd waardoor het aantal verschillende processen is gereduceerd van 25 naar 10.

Smartforms

FMO maakt nu gebruik van K2 Smartforms. Het voordeel van Smartforms ten opzichte van Infopath is dat het 50% efficiënter is door het gebruik van generieke onderdelen. Formulieren worden zoveel mogelijk in herbruikbare onderdelen opgeknipt. Wanneer bijvoorbeeld de header van de formulieren gewijzigd moet worden, kan deze wijziging op één plek worden gedaan en is de wijziging in elk formulier zichtbaar.

Eenvoudig documenten uploaden

Sinds de ingebruikname van Smartforms is het gebruik van papier tot een minimum gereduceerd. Hierbij speelt het nieuwe Upload Document-proces een belangrijke rol. Dit is een relatief simpel sub-proces dat in ieder ander proces terugkomt en waarmee eenvoudig documenten in SharePoint geüpload worden.

Door middel van het Upload Document-proces worden goedkeuringen in de processen als metadata opgeslagen in SharePoint. Deze documenten worden “bevroren” d.m.v. SharePoint permissions, waardoor een solide audit trail ontstaat.

Indocs als implementatiepartner

Indocs heeft FMO goed kunnen begeleiden in de transitie naar een verbeterd gebruik van K2. Wij bieden direct hulp bij eventuele problemen en waar nodig voorzien wij de gebruikers van een gedetailleerde handleiding. Deze aanpak heeft de live-gang van de processen en de acceptatie bij de eindgebruikers aanzienlijk versneld.

De technische kennis en ervaring van de Indocs consultants overstijgen het K2 platform. Dit is van cruciaal belang gezien de koppelingen van K2 met achterliggende systemen zoals Microsoft Dynamics CRM, SharePoint en Exchange.

Directe betrokkenheid van Indocs, via de consultants of de helpdesk, blijft voor FMO belangrijk omdat de K2-processen deel uitmaken van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Meer informatie

Meer weten over K2 als documentmanagementsysteem? Neem vrijblijvend contact op met Indocs.