Provincie Fryslân

Het hoofddoel van Provincie Fryslân is het werken aan een mooi en sterk Friesland. De organisatie wil zoveel mogelijk meerwaarde opleveren voor de provincie en de inwoners. Om dat te bereiken is efficiëntie een van de sleutelwoorden.

Waarom kiest Provincie Fryslân voor Indocs en K2?

Provinciehuis FryslanProvincie Fryslân is toekomstgericht. Dat betekent dat de provincie voor het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen op zoek was naar een duurzame oplossing. De benodigde softwareoplossing moet daarom organisatiebreed in te zetten zijn.

Op basis van deze eisen heeft Provincie Fryslân gekozen voor Indocs en K2. K2 is een application development platform waarmee allerlei soorten apps ontwikkeld kunnen worden. Indien gewenst kunnen daarom alle processen op alle afdelingen door middel van één softwareplatform worden geautomatiseerd. Alle apps maken zodoende gebruik van dezelfde modules en dezelfde databronnen zodat dataconnecties en terugkerende procedures slechts eenmaal ontwikkeld hoeven te worden. Dat is toekomstgerichtheid anno 2017.

Het grote voordeel van het automatiseren via K2 is dat taakdelegatie volautomatisch verloopt. De verantwoordelijke eindgebruiker heeft op ieder moment en op ieder device inzicht in de huidige status van een gestart proces. Dit verhoogt de efficiency van de processen en zorgt voor een significant kortere doorlooptijd.

Ook de totale kosten en de doorlooptijd van het ontwikkelen van de apps waren een belangrijke reden waarom Provincie Fryslân voor K2 boven andere aanbieders verkoos. Vervolgens was Indocs de logische keuze: wij zijn de meest ervaren K2 Partner van de Benelux. Wij hebben niet alleen de processen geoptimaliseerd en de apps ontwikkeld, maar vervolgens ook de eindgebruikers van Provincie Fryslân getraind om te werken met de nieuwe apps.

Agendapunten indienen en agenda’s opstellen

Agenda opstellenEen van de doelstellingen waarmee Indocs de provincie geholpen heeft, is het opnieuw inrichten van het proces waarmee agendapunten ingediend worden.

Als provincie heb je continu te maken met allerlei veranderingen in het economische, politieke en bestuurlijke landschap. De kracht van de provincie Fryslân ligt naar eigen zeggen steeds meer in initiatieven van onderop – er is vraag naar een provincie die beter aansluit op initiatieven vanuit de samenleving. Waarden als co-creatie en medeverantwoordelijkheid staan hierbij voorop. Dat betekent dat iedere ambtenaar inspraak moet hebben in wat er tijdens de Gedeputeerde Statenvergaderingen behandeld wordt.

Jarenlang was deze mogelijkheid wel aanwezig, maar gebeurde het indienen van agendapunten per post, per e-mail of per fax. Deze omslachtige methode zorgde ervoor dat veel ingediende stukken niet op de juiste manier of niet binnen de gewenste termijn werden behandeld.

Nadat Provincie Fryslân enkele jaren geleden een uitgebreide visie formuleerde, ontstond al snel de vraag naar een oplossing waarmee de provincie snel kan inspelen op een dynamische en snel veranderende samenleving. De provincie stond voor een keuze: gaan we onze handmatige en tijdrovende processen intern stroomlijnen, of kiezen we voor een externe partij die de processen vanaf nul inricht en automatiseert? Fryslân koos voor het tweede.

Dankzij de app die Indocs voor Provincie Fryslân heeft ontwikkeld kan iedere werknemer eenvoudig agendapunten indienen voor de komende Gedeputeerde Statenvergaderingen. Dat betekent dat de provincie veel sneller en adequater kan inspelen op maatschappelijke vraagstukken.

In de app kan elke werknemer via een webform de gewenste stukken indienen. Daarbij heeft hij of zij direct de mogelijkheid om bijbehorende documenten te uploaden. En is er een GS-vergadering aanstaande? Door middel van één druk op de knop wordt de agenda gegenereerd als overzichtelijke pdf, inclusief alle ingediende stukken en genummerde bijlagen.

Een van de belangrijkste voordelen van deze manier van werken is de focus op relevantie. Alle ingediende agendapunten kunnen eenvoudig worden teruggekoppeld naar de indiener en vervolgens worden geprioriteerd op basis van relevantie. Uiteindelijk ontstaat er een agenda die hejeel bestaat uit relevante én onderbouwde agendapunten. Zodoende kan Provincie Fryslân effectief vergaderen en besluiten vormen.

HR management en onboarding

Provincie FryslanEen ander proces dat door Indocs opnieuw is ingericht heeft betrekking op de HR-afdeling van de provincie.

Mede door beperktere financiële middelen, een afgeslankte bestuurlijke rol en een grotere mate van automatisering heeft Provincie Fryslân te maken met een arbeidscapaciteitsvraagstuk.

Enerzijds investeert de provincie in de ontwikkeling van huidige medewerkers, anderzijds zoekt het de kwaliteit en de frisse blik die nieuwe medewerkers kunnen bieden. Ook is er sprake van een overbezetting die niet alleen met natuurlijk verloop opgevangen kan worden. De provincie wil daarom een kwaliteitsslag in het personeelsbestand bewerkstelligen.

De app instroom, doorstroom en uitstroom die Indocs ontwikkelde voor Provincie Fryslân faciliteert deze kwaliteitsslag. Deze app ondersteunt de human resource afdeling bij de facilitaire zaken rondom het tewerkstellen van nieuwe of bestaande medewerkers. Het proces wordt dus niet alleen gebruikt voor nieuw aangenomen werknemers, maar ook voor werknemers die een functiewijziging krijgen of werknemers die de organisatie verlaten.

De secretaresse voert een personeelswijziging in door middel van een overzichtelijk webformulier. Bij een goedgekeurde personeelswijziging wordt een e-mailnotificatie verstuurd naar alle betrokken afdelingen. De personeelsadministratie krijgt gegevens van de werknemer doorgestuurd om de gegevens in de administratie in te voeren, te updaten of te verwijderen. De helpdesk creëert, updatet of verwijdert de digitale omgeving van de werknemer.

Om te bepalen welke afdelingen een notificatie krijgen, maakt het proces gebruik van informatie die de secretaresse heeft ingevuld. Een voorbeeld: wanneer de secretaresse bij een nieuwe werknemer heeft aangegeven dat deze werknemer een fysieke werkplek krijgt, dan krijgt de facilitaire dienst een bericht dat er een werkplek beschikbaar moet zijn en dat er een toegangspas gemaakt moet worden.

Als de afdeling zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd, geeft de desbetreffende afdeling dat aan door middel van een eenvoudig webformulier. Als iedere betrokken afdeling akkoord is, krijgt de secretaresse automatisch bericht dat het instroomproces, de functiewijziging of het ontslagproces voltooid is.

Onze samenwerking in de toekomst

Nu de eerste apps succesvol ingezet worden, heeft Provincie Fryslân besloten om de samenwerking met Indocs te intensiveren. Zodoende is er altijd direct inhoudelijke kennis aanwezig voor het inrichten van de processen en kunnen we nieuwe apps sneller in productiefase krijgen.

Meer weten over wat Indocs voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.

Neem contact op