Case Template Designer: sneller case management bouwen in Power Platform
Dit heb je eerder meegemaakt. Er komt een nieuw verzoek binnen: bouw een case-managementproces voor contractverlengingen, klachten of onboarding. Je opent Power Automate, begint met een trigger, voegt een paar goedkeuringsstappen toe, koppelt een Teams-notificatie, en langzaam groeit de flow. Zes weken later heb je veertig flows, een handvol plugin-stappen die niemand meer volledig begrijpt, en een Dataverse-oplossing waar maar een persoon durft aan te komen. Als de business vraagt om een nieuwe beslissingstak toe te voegen, ben je een dag bezig je eigen flow te lezen voordat je een verandering van twee minuten kunt doorvoeren.
Dit is geen uitzonderlijk verhaal. Het is de standaarduitkomst als je gestructureerde, meerstapsprocessen bouwt door losse automatiseringen aan elkaar te knopen. Elk onderdeel werkt op zichzelf. Het geheel wordt breekbaar.
CMAI (Case Management AI) is gebouwd om die standaard te veranderen. De kern daarvoor is de Case Template Designer: een visueel canvas waarop je een volledig case-managementproces ontwerpt als een samenhangende weergave, en dat vervolgens in een handeling publiceert naar de CMAI runtime.
Wat de Designer precies is
De Case Template Designer is een browser-gebaseerde editor die direct in jouw model-driven app is ingebouwd als een Dataverse web resource. Je opent hem via het onderdeel Case Templates in de app: door een Case Template in de lijstweergave te selecteren en op de knop Edit in CMAI Designer in de opdrachtbalk te klikken, of door een Case Template-record te openen en daar op diezelfde knop te klikken. Het canvas verschijnt en je begint te bouwen.
Het canvas werkt met een rasterstructuur: kolommen stellen fases van het proces voor (Intake, Review, Approval, Closure) en rijen stellen de teams voor die in elke fase verantwoordelijk zijn voor het werk. Binnen dat raster plaats je actieknooppunten. Een Task-knooppunt staat voor werk dat een gebruiker moet uitvoeren. Een Notification-knooppunt stuurt automatisch een e-mail of een Microsoft Teams-bericht. Een Approval-knooppunt stuurt een goedkeuringsverzoek en wacht op een reactie. Een Decision-knooppunt evalueert een conditie en vertakt het proces zonder tussenkomst van een gebruiker. Een Power Automate Flow-knooppunt start een cloudflow.
Je verbindt deze knooppunten door lijnen van het ene naar het andere te slepen. Elke verbinding maakt een Outcome aan op de bronactie: het label dat de runtime gebruikt om te bepalen waar de case naartoe gaat. Elke verbinding die je op het canvas tekent, wordt een rij in Dataverse op het moment dat je publiceert. Je hoeft die records nooit handmatig aan te raken.
Waarom dit uitmaakt voor hoe je werkt
Als je een proces bouwt in de Designer, staat alle logica op een centrale plek. De fases, de acties daarbinnen, de condities die bepalen welk pad een case volgt, en de teams die verantwoordelijk zijn voor elke stap zijn allemaal zichtbaar op een enkel canvas. Je hoeft niet vijf flows te openen om te begrijpen wat er tussen indiening en goedkeuring gebeurt. Het diagram is het proces.
Dit verandert hoe je onderhoudt en itereert. Als de business besluit dat er een tweede reviewfase nodig is vóór de definitieve goedkeuring, sleep je een nieuwe Stage in het raster, voeg je de actieknooppunten toe, teken je de verbindingen en publiceert. De designer-JSON wordt opgeslagen in het veld indocs_designerjson op het template-record. Als je een Draft-template publiceert, maakt CMAI alle Stage Template-, Action Template- en Outcome Template-child-records opnieuw aan vanuit die JSON, in een enkele operatie. Je hoeft records niet handmatig op elkaar af te stemmen.
Als een template al Active is en er al cases op draaien, geeft het publicatievenster je een keuze. Met een nieuwe versie publiceren maak je een nieuw template-record aan en laat je de lopende cases op de huidige versie staan. Met de override-optie voert CMAI in plaats daarvan een delta-publicatie uit: CMAI matcht de knooppunten op jouw canvas met de bestaande Dataverse-records via hun opgeslagen ID’s, patcht de records die zijn gewijzigd, verwijdert de records die je hebt verwijderd en maakt de nieuwe aan. Lopende cases worden niet verstoord, omdat de onderliggende record-GUID’s bewaard blijven. Het onderscheid tussen nieuwe versie en override geeft jou de controle over wat er met actieve cases gebeurt.
Wat het canvas automatisch afhandelt.
De Designer regelt een aantal dingen die je anders zelf zou moeten bijhouden.
Knooppuntplaatsing wordt beheerd. Als je acties toevoegt, positioneert de layout-engine ze op basis van de stroomdiepte vanaf het startknooppunt in een trappatroon, zodat het diagram leesbaar is als een proces en niet als een stapel blokjes. Als je knooppunten liever zelf rangschikt, kun je elk knooppunt naar een exacte positie slepen. De Designer slaat die positie vast en herstelt hem bij elke herlaadbeurt. Overlappreventie draait automatisch: als twee knooppunten op dezelfde plek terechtkomen, duwt de engine ze uit elkaar met een minimale afstand tussen de kaarten.
Validatie is ingebouwd en je kunt hem niet overslaan. De knop Validate in de werkbalk voert op verzoek een volledige controle uit en toont het aantal fouten als badge, of een groen vinkje als het canvas schoon is. Save and Publish voert dezelfde controle automatisch uit: als er een fout wordt gevonden, stopt de publicatie en wordt het template nooit naar de runtime geschreven, zodat je niet per ongeluk een kapot proces uitrolt. Validatie vangt de dingen die in productie problemen geven: een Stage zonder acties, een actie waaraan geen team is toegewezen, een Approval zonder titel of berichttekst, of een actie die los staat van de rest van het canvas. Elke fout verschijnt in de zijbalk als een klikbare melding die je direct naar het betreffende knooppunt brengt.
Het canvas heeft ook een volledige undo- en redo-geschiedenis voor de huidige sessie, inline hernoemen door dubbel te klikken op een knooppunt of fase-header, en een minimap in de hoek voor navigatie in grote processen.
Voor teams die sneller willen werken, is de CMAI Designer Assistant beschikbaar als chatpaneel binnen de Designer. Het is een Copilot Studio-agent die verbonden is met een AI Builder-prompt. Je omschrijft wat je wilt in gewone taal, “voeg een approval-fase toe na de intake en wijs die toe aan het juridisch team”, en de assistant voert de canvas-bewerkingen direct uit. De assistant leest de huidige staat van jouw template vóór elk verzoek, zodat hij weet wat er al is en wat jij wilt wijzigen.
Wij laten jouw idee werken
Veelgestelde vragen
Staat jouw vraag hier niet tussen? Neem gerust contact met ons op.
Werkt CMAI ook zonder Microsoft?
Nee. CMAI is een Microsoft Power App (Model Driven) en ontworpen om optimaal te functioneren binnen het Microsoft-ecosysteem. Het maakt gebruik van Microsoft-technologieën zoals Azure en integraties met Office 365 en Dynamics, waardoor een veilige, efficiënte en volledig geïntegreerde workflows gegarandeerd zijn.
Welke licenties heb ik allemaal nodig?
Per gebruiker heb je in ieder geval de CMAI licentie nodig. Gebruik je CMAI Basic, dan heb je een Power App Per User Plan of een Power App Premium licentie nodig. Voor CMAI Pro licenties geldt dat je een Power App Premium licentie nodig hebt. Wil je de volledige AI mogelijkheden benutten, dan heb je voor alle CMAI licenties additioneel een Microsoft 365 Copilot licentie nodig.
Kan ik gebruikers toegang geven tot specifieke gegevens?
Ja. in CMAI kun je gebruikers groeperen en daar specifieke rechten aan koppelen. Zo hebben gebruikersgroepen inzicht in de meest relevante gegevens.
Kan ik ook data uit een ander CRM systeem integreren in CMAI?
Dit is mogelijk met CMAI Pro en CMAI Premium. Neem hierover wel vooraf contact met ons op om de (on)mogelijkheden door te nemen.
Ik heb specifieke functionaliteiten voor ogen, kunnen jullie dat ook realiseren?
Ja. Iedere organisatie heeft zijn eigen specifieke werkwijze. CMAI Premium is bedoeld voor maatwerk functionaliteit. Neem contact met ons op om de technische (on)mogelijkheden door te nemen.