Organisaties investeren steeds meer in het onderhouden van hun bedrijfsprocessen
Organisaties hebben de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in het automatiseren van hun bedrijfsprocessen. Met workflows, formulieren en maatwerkapplicaties zijn werkzaamheden efficiënter geworden en is veel handmatig werk verdwenen. Toch zien we dat het onderhouden en aanpassen van deze oplossingen steeds meer tijd en geld kan kosten. Hoe komt dat, en wanneer is het verstandig om opnieuw naar de inrichting van je processen te kijken?
Succesvolle automatisering zorgt ook voor groeiende complexiteit
Veel bedrijfsapplicaties zijn ooit ontwikkeld voor een duidelijke behoefte, zoals het verwerken van aanvragen, het beoordelen van dossiers of het organiseren van goedkeuringen. Naarmate organisaties groeien, veranderen ook hun processen. Er komen nieuwe functionaliteiten, koppelingen en uitzonderingen bij, waardoor applicaties geleidelijk uitgebreider worden.
Dat is een logisch gevolg van jarenlang doorontwikkelen. Tegelijkertijd kan het ervoor zorgen dat relatief eenvoudige wijzigingen steeds meer voorbereiding en specialistische kennis vragen. Wat ooit snel kon worden aangepast, vraagt inmiddels soms om een uitgebreider ontwikkeltraject.
De kosten zitten vaak in het dagelijkse beheer
Bij het beoordelen van bestaande applicaties kijken organisaties meestal naar licenties, hosting en technisch onderhoud. Maar een belangrijk deel van de kosten ontstaat tijdens het dagelijks gebruik en bij het aanpassen van processen.
Denk aan medewerkers die informatie tussen systemen moeten overnemen, beheerders die verschillende workflows onderhouden en ontwikkelaars die wijzigingen moeten doorvoeren in meerdere applicaties. Deze werkzaamheden zijn afzonderlijk misschien beperkt, maar kunnen gezamenlijk veel tijd kosten. Daardoor blijft minder capaciteit beschikbaar voor nieuwe verbeteringen.
Wanneer is het tijd om bestaande processen opnieuw te bekijken?
Niet iedere bestaande applicatie hoeft vervangen te worden. Veel oplossingen functioneren uitstekend en sluiten nog steeds goed aan op de behoeften van gebruikers. Het wordt interessant om opnieuw naar de inrichting te kijken wanneer wijzigingen structureel veel tijd vragen, vergelijkbare functionaliteit op meerdere plekken wordt onderhouden of nieuwe processen steeds opnieuw ontwikkeld moeten worden.
Daarbij is het verstandig om niet uitsluitend naar de technologie te kijken. De belangrijkste vraag is of de huidige inrichting nog past bij de manier waarop de organisatie vandaag werkt en zich de komende jaren wil ontwikkelen.
Doordacht case management als alternatief voor herhaald maatwerk
Veel bedrijfsprocessen hebben een vergelijkbare structuur. Er is een aanvraag, melding of dossier, gevolgd door verschillende processtappen, taken, beslissingen en goedkeuringen. Toch worden deze onderdelen regelmatig voor ieder proces afzonderlijk ingericht.
Met CMAI hebben we bij Indocs een gestandaardiseerde case management oplossing ontwikkeld op Microsoft Power Platform en Dataverse. Via een visuele procesdesigner kunnen organisaties hun processen inrichten en aanpassen, terwijl ze gebruikmaken van dezelfde onderliggende case management functionaliteit. Hierdoor kan de behoefte aan afzonderlijk maatwerk afnemen.
Minder onderhouden betekent meer ruimte om te verbeteren
De volgende stap in procesautomatisering hoeft niet altijd een compleet nieuw systeem te zijn. Soms is het verstandiger om bestaande oplossingen te vereenvoudigen, functionaliteit samen te brengen of nieuwe processen direct op een gestandaardiseerde basis te ontwikkelen.
Bij Indocs kijken we daarom naar de totale inrichting van bedrijfsprocessen. Welke applicaties functioneren goed, waar ontstaat onnodige complexiteit en welke onderdelen kunnen eenvoudiger worden georganiseerd? Door deze vragen regelmatig te stellen, kunnen organisaties hun investeringen beter benutten en toekomstige beheerkosten beperken.
Benieuwd waar binnen jouw organisatie mogelijkheden liggen om processen eenvoudiger in te richten? We denken graag met je mee.
5 vragen beantwoord
Staat jouw vraag hier niet tussen? Neem gerust contact met ons op via de chat.
Waarom worden bestaande workflowapplicaties steeds duurder in beheer?
Door uitbreidingen, maatwerk, koppelingen en veranderende procesvereisten kan het onderhouden en aanpassen van applicaties steeds meer specialistische kennis vragen.
Wanneer is het verstandig om bestaande applicaties te moderniseren?
Wanneer wijzigingen veel tijd kosten, beheerkosten toenemen of vergelijkbare functionaliteit in meerdere applicaties wordt onderhouden.
Moeten bestaande workflowapplicaties altijd worden vervangen?
Nee. Goed functionerende applicaties kunnen prima blijven bestaan. Modernisering is vooral interessant wanneer deze aantoonbaar voordelen oplevert.
Hoe helpt gestandaardiseerd case management om kosten te beperken?
Door veelgebruikte functionaliteit voor dossiers, taken, beslissingen en processtappen centraal beschikbaar te maken, hoeft deze minder vaak opnieuw ontwikkeld te worden.
Wat is de rol van CMAI bij het moderniseren van processen?
CMAI maakt het mogelijk om verschillende caseprocessen binnen een gestandaardiseerde omgeving op Microsoft Power Platform en Dataverse in te richten en uit te voeren.
Wij laten jouw idee werken
