Overzicht en regie in verkeersveiligheid
Beheersbare procesdigitalisering binnen de vertrouwde Microsoft-omgeving
ProRail werkt elke dag aan een veilig en betrouwbaar spoor. Om dat vol te houden, moeten processen duidelijk, beheersbaar en goed te sturen zijn. In een organisatie met meerdere afdelingen en systemen ontstaat al snel complexiteit en versnippering in processen, informatie en verantwoordelijkheden.
Daarom is een digitale basis nodig die overzicht geeft en meebeweegt met veranderingen. Zonder die basis kost het aanpassen van processen onnodig veel tijd, ontstaat er onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en neemt de kans op fouten toe.
Met CMAI heeft ProRail gekozen voor een oplossing die naadloos aansluit op de vertrouwde Microsoft-omgeving en direct meer grip geeft op processen. Hierdoor kunnen teams sneller schakelen, beter samenwerken en houden zij overzicht, ook wanneer processen veranderen.
Het resultaat is een werkwijze die beter aansluit op de dagelijkse praktijk van medewerkers en die organisaties helpt om controle te houden in een steeds complexere omgeving.
Waarom kiest ProRail voor CMAI?
Binnen ProRail draaiden al meerdere processen op een legacy platform. Tegelijk ontstond de wens om hiervan af te stappen. Belangrijke redenen waren de licentiekosten, de Microsoft-first strategie en de behoefte aan een oplossing die beter aansluit op de bestaande Microsoft-omgeving. Daarnaast kostte het aanpassen van processen relatief veel tijd en was hiervoor specifieke kennis nodig die niet breed beschikbaar was.
De samenwerking met Indocs lag voor de hand. Indocs had het bestaande landschap eerder ingericht en kende zowel de processen als de organisatie goed. Daardoor kon er gericht gekeken worden hoe bestaande oplossingen opnieuw ingericht konden worden binnen het Power Platform en CMAI, zonder opnieuw te beginnen.
Het doel was duidelijk: meer grip op processen en minder afhankelijkheid van specialistische kennis. In de oude situatie lag veel kennis bij een beperkt aantal mensen, wat het doorvoeren van wijzigingen vertraagde en risico’s met zich meebracht.
Door processen opnieuw op te zetten binnen CMAI is een omgeving ontstaan waarin aanpassingen sneller door te voeren zijn en waarin medewerkers zelf meer regie krijgen. Dit zorgt voor een flexibelere manier van werken die beter aansluit op de dynamiek van de organisatie.
Digitaliseren en herinrichten van besluitvormingsprocessen
Een belangrijk voorbeeld binnen de samenwerking is het besluitvormingsproces dat intern Kernflow heet. In de oude situatie was dit proces ingericht als één groot en complex geheel dat regelmatig aangepast moest worden door veranderingen in regelgeving en interne werkwijzen. Hierdoor kostte het doorvoeren van wijzigingen veel tijd en was het lastig om het proces overzichtelijk en beheersbaar te houden.
Samen met ProRail is dit proces opnieuw ingericht als case-gestuurd proces binnen CMAI. Door te werken met duidelijke templates en afzonderlijke procesfasen is het besluitvormingsproces opgesplitst in kleinere en beter te beheren onderdelen. De inrichting sluit hierdoor beter aan op hoe medewerkers in de praktijk werken.
Gebruikers starten hun werkzaamheden vanuit een overzicht van lopende cases of hun persoonlijke takenlijst. Zij zien direct welke acties nodig zijn en in welke fase een traject zich bevindt. De tijdlijn van een case geeft inzicht in de voortgang en de historie van besluitvorming, waardoor processen actief gevolgd en bijgestuurd kunnen worden.
Relevante gegevens en documentatie worden vastgelegd via formulieren binnen de Dynamics-omgeving waarop CMAI aansluit. Doordat deze gekoppeld zijn aan specifieke processtappen ontstaat een consistente werkwijze. Informatie is centraal beschikbaar en eenvoudig te raadplegen door betrokken teams.
Wanneer een stap wordt afgerond, is dit direct zichtbaar voor alle betrokkenen. Dit zorgt voor meer transparantie en betere afstemming tussen teams. Knelpunten worden sneller herkend, waardoor vertraging in projecten wordt beperkt.
De modulaire opzet maakt het mogelijk om onderdelen van processen gericht aan te passen zonder alles opnieuw in te richten. Dit ondersteunt een flexibele manier van werken die aansluit op de dynamiek van de organisatie en veranderende eisen.
Gefaseerde inrichting van meerdere processen
Na de eerste analyse is gestart met de inrichting van Kernflow. Toen dit proces richting productie ging, is parallel gewerkt aan het autorisatieproces. Kort daarna volgde het dispensatieproces, dat op onderdelen nauw aansluit op autorisatie. Tegelijk ontstond intern meer eigenaarschap doordat een medewerker van ProRail zelf aan de slag ging met het proces rond mutatiegerechtigden.
Deze gefaseerde aanpak maakte het mogelijk om per proces te bepalen wat de beste inrichting is en hoe dit aansluit op de dagelijkse praktijk. Veranderingen konden gecontroleerd worden doorgevoerd zonder de operatie te verstoren.
Een belangrijk resultaat is dat ProRail meer grip heeft gekregen op processen en minder afhankelijk is geworden van specialistische kennis. Waar voorheen kennis bij een beperkt aantal mensen lag, kunnen teams nu zelf processen aanpassen en verbeteren.
Binnen CMAI configureren medewerkers zelf onderdelen van processen. Hierdoor ontstaat meer zelfstandigheid en kunnen veranderingen sneller worden doorgevoerd, zonder afhankelijkheid van externe partijen.
Samenwerking richting de toekomst
Na de eerste implementaties blijft ProRail samen met Indocs werken aan verdere verbeteringen en uitbreidingen. Er is een meerjarige overeenkomst en een duidelijke roadmap met optimalisaties en nieuwe toepassingen.
Door de opgebouwde kennis kan sneller worden geschakeld bij nieuwe vraagstukken. Tegelijk groeit de zelfstandigheid van ProRail binnen het platform, waardoor teams processen steeds beter zelf kunnen doorontwikkelen.
CMAI vormt hiermee de basis voor een werkwijze waarin overzicht en regie centraal staan en waarin processen continu verbeterd kunnen worden binnen de bestaande Microsoft-omgeving.
Voor organisaties die werken met complexe processen laat deze samenwerking zien wat er mogelijk is: meer grip, sneller schakelen en minder afhankelijkheid van specialistische kennis.
Ontdek wat CMAI kan doen voor jouw organisatie. Plan een demo en krijg inzicht in hoe je meer grip krijgt op processen binnen jouw organisatie.
Wij laten jouw idee werken
