Geautomatiseerde workflow voor stamceldonoren en patiënten
Het verbinden van patiënten aan gematchte donoren
Stichting Matchis is het Nederlands Centrum voor Stamceldonoren. Zij zijn de verbindende factor tussen donoren van stamcellen en patiënten die een donatie nodig hebben. Dit proces ondersteunen ze niet alleen in Nederland, maar wereldwijd.
Elk jaar wordt er in Nederland bij meer dan 9.000 mensen bloedkanker zoals bijvoorbeeld leukemie geconstateerd. Een stamceldonatie kan het leven van deze patiënten redden en de aanmaak van nieuwe en gezonde bloedcellen stimuleren. Helaas heeft 70 procent van de mensen die zo’n transplantatie nodig heeft geen compatibele familieleden. Ze moeten daarom op zoek naar de perfecte stamcelmatch uit een pool van 36 miljoen geregistreerde donoren. En dat proces, daar zet Matchis zich voor in.
Het zoeken van de juiste match voor een patiënt
Bij een match het contact met de donor ondersteunen
Alle noodzakelijke controles uitvoeren
Matchis zorgt voor de volgende onderdelen in het proces
De uitdaging: meer matches en meer werkdruk
Stichting Matchis heeft op dit moment ruim 350.000 potentiële stamceldonoren en doet er alles aan om jaarlijks 30.000 tot 40.000 nieuwe donoren te werven. Dit is natuurlijk goed nieuws voor de duizenden mensen die een stamceldonatie nodig hebben. Een groeiend bestand aan donoren betekent ook dat de kans op een perfecte stamcelmatch meegroeit.
Het aantal aanvragen voor een donatie van een Nederlandse donor groeide het afgelopen jaar aanzienlijk en hierdoor ontstaat er een verhoogde werkdruk bij de medewerkers van Matchis.
Bij iedere match moet er een aantal stappen worden uitgevoerd door Matchis, onder strenge regelgeving. Dat zijn onder andere:
- Het bespreken van de donatieprocedure en risico’s met de gematchte donor;
- Het opzetten van medische onderzoeken;
- Een ziekenhuisafspraak maken en hotel boeken voor de donor;
- De collectie van stamcellen;
- Het (internationaal) transporteren van de stamcellen.
Al deze stappen zijn ingebakken in strakke procedures en kosten veel tijd. Daar komt bij dat veel gegevens handmatig werden ingevoerd. Er was dus behoefte aan een efficiënter proces om het groeiende aantal stamcelmatches aan te kunnen.
De oplossing: automatisering van de workflow
Aan de hand van het low-code platform Nintex K2 heeft Indocs een oplossing ontworpen en geïmplementeerd. Hierdoor zijn de nieuwe K2-gestuurde processen van essentiële donordiensten aanzienlijk verbeterd. K2 genereert automatisch alle benodigde formulieren voor 25 tot 40 gematchte donateurs per maand, maakt checklists met taken en licht de meest urgente stappen die die het donorserviceteam moet uitvoeren uit. Iedereen in het team kan in het dashboard in één oogopslag de status van donor aanvragen zien, gemakkelijk informatie delen en productiever werken om ervoor te zorgen dat gematchte donoren hun stamcellen snel kunnen doneren voor patiënten in levensbedreigende situaties.
De nieuwe workflow in Nintex K2
Door het nieuwe online platform te gebruiken worden de werkzaamheden efficiënter uitgevoerd. De K2-workflow vult bijvoorbeeld automatisch zes of meer formulieren met gegevens van donateurs. Dit scheelt tot 75 minuten per gematchte donor. Bovendien genereert K2 e-mailheaders met relevante referentiedetails, waardoor het team meer dan één uur bespaart met het maken van 15 tot 20 emails voor elke gematchte donor. Aangezien Matchis zo’n 40 donoraanvragen per maand verwerkt, levert deze portal alleen al een tijdswinst op van 12 dagen per maand.
Matchis verwacht dat het gebruik van deze nieuwe workflow het mogelijk zal maken om meer donorverzoeken te verwerken met het huidige team. Dit zal hen veel kosten schelen aangezien de organisatie de verhoogde werkdruk nu op kan vangen zonder extra salariskosten.
Bovendien geeft het nieuwe proces meer zekerheid dat alle administratieve stappen correct worden uitgevoerd, zonder menselijke fouten. Ook kunnen ze met zekerheid zeggen dat alles in overeenstemming met de Nederlandse wetgeving, EU-richtlijnen en de wereldwijde identificatie-, screening- en testregelgeving voor stamceldonaties verloopt.
K2 stelt ons in staat om het stijgende aantal donoraanvragen te verwerken met hetzelfde team en zo patiënten te helpen die een levensreddende stamceldonatie nodig hebben.
Karin Butter
Donor Services Team Leader, Stichting Matchis
Het verwerken van stamceldonaties is met 20 procent toegenomen
Zo’n 12 dagen per maand aan administratie uren is geautomatiseerd
Iedere aanvraag kost nu 2 uur minder om te verwerken
De resultaten op een rij
Onze vervolgstappen samen met Matchis
Het portaal staat en de werkprocessen van Matchis zijn vereenvoudigt. Maar daar stoppen we niet. In samenwerking met Matchis is Indocs bezig om stap voor stap álle processen binnen de organisatie te automatiseren. Alle drie de afdelingen binnen Matchis gaan we integreren met het portaal en dit doen we in samenwerking met het developmentteam van Matchis zelf.
Wij laten jouw idee werken
