Veelvoorkomende problemen bij niet-geautomatiseerde case management
Organisaties die hun case management niet automatiseren herkennen de onderstaande problemen.
1. Gefragmenteerde data en datasets
Bij een niet-geautomatiseerde bedrijfsvoering wordt gevoelige informatie opgeslagen in verschillende systemen. Zodoende kan de informatie niet eenvoudig worden gedeeld of worden gebruikt voor rapportage. Voor de transactie van informatie tussen systemen is handmatige inspanning nodig. Dat zorgt voor een verhoogd risico op fouten en een hogere kans op het dubbel invoeren van data.
2. Arbeidsintensieve processen
Case management zonder geautomatiseerde systemen is complex, arbeidsintensief en bovendien kostbaar. Het vereist handmatige interventie in elke stap van het proces, bijvoorbeeld bij het delen of combineren van verschillende documenten of datasets.
3. Verschillende licenties en overeenkomsten
Het gebruiken van verschillende systemen voor het verwerken van data vereist meerdere licenties en ondersteuningsovereenkomsten. Ieder softwarepakket heeft zijn eigen aanbieder, tarieven en voorwaarden. Een geautomatiseerd case management systeem maakt vaak gebruik van slechts enkele softwarepakketten die door één aanbieder worden geleverd. Dat zorgt voor een vermindering van het aantal licenties, een geautomatiseerde samenwerking tussen de verschillende softwarepakketten en een eenduidige ondersteuningsovereenkomst.
4. Beperkingen van de software
Het gebruiken van verschillende systemen tegelijkertijd zorgt er vaak voor dat geen van deze systemen optimaal worden benut. Dan komt het voor dat de verkeerde software voor de verkeerde taak wordt gebruikt.
Voordelen van geautomatiseerde case management
Het vervangen van handmatige systemen door geautomatiseerde oplossingen zorgt voor efficiëntere case management. Een dergelijke oplossing heeft veel voordelen:
1. Gecentraliseerde data
Met alle data in één plaats is het eenvoudig om cases te verwerken en te rapporteren. Bovendien kan informatie eenvoudig met andere belanghebbenden worden gedeeld.
2. Geen dubbele informatie
Het verwerken van data in één systeem met verschillende geautomatiseerde controleprocessen zorgt ervoor dat er geen informatie dubbel wordt ingevoerd of opgeslagen.
3. Beveiligde data-opslag
Door informatie te centraliseren kan er een goede beveiliging worden toegepast en wordt de kans op verlies van data tot een minimum beperkt.
4. Vooraf ingevulde workflows
Het gebruiken van een geautomatiseerd systeem biedt de mogelijkheid om universele workflows te gebruiken. Deze workflows kunnen het gehele proces begeleiden, van invoer van informatie tot rapportage aan belanghebbenden.
5. Lage kosten voor software en arbeid
Omdat een geautomatiseerd systeem geen gebruik maakt van allerlei verschillende softwarepakketten worden de kosten voor licenties en onderhoudsovereenkomsten geminimaliseerd. Bovendien levert een dergelijke automatisering een enorme tijdsbesparing op.
Advies bij automatisering nodig?
Het inzetten van een geautomatiseerd case management systeem zorgt dus voor een hoge efficiëntie, lage kosten en een minimale foutmarge. Indocs heeft de kennis en ervaring in huis om op zowel kleine als grote schaal bedrijfsprocessen te automatiseren en geautomatiseerde business apps te ontwikkelen. Neem vrijblijvend contact met ons op om de voordelen van geautomatiseerde case management te bespreken!
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bekijk onze diensten of neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
