Veelvoorkomende problemen bij niet-geautomatiseerde case management
Organisaties die hun case management niet automatiseren herkennen de onderstaande problemen.
1. Gefragmenteerde data en datasets
Bij een niet-geautomatiseerde bedrijfsvoering wordt gevoelige informatie opgeslagen in verschillende systemen. Zodoende kan de informatie niet eenvoudig worden gedeeld of worden gebruikt voor rapportage. Voor de transactie van informatie tussen systemen is handmatige inspanning nodig. Dat zorgt voor een verhoogd risico op fouten en een hogere kans op het dubbel invoeren van data.
2. Arbeidsintensieve processen
Case management zonder geautomatiseerde systemen is complex, arbeidsintensief en bovendien kostbaar. Het vereist handmatige acties in elke stap van het proces, bijvoorbeeld bij het delen of combineren van verschillende documenten of datasets.
3. Verschillende licenties en overeenkomsten
Het gebruiken van verschillende systemen voor het verwerken van data vereist meerdere licenties en ondersteuningsovereenkomsten. Ieder softwarepakket heeft zijn eigen aanbieder, tarieven en voorwaarden. Een geautomatiseerd case management systeem maakt vaak gebruik van slechts enkele softwarepakketten die door één aanbieder worden geleverd. Dat zorgt voor een vermindering van het aantal licenties, een geautomatiseerde samenwerking tussen de verschillende softwarepakketten en een eenduidige ondersteuningsovereenkomst.
4. Beperkingen van de software
Het gebruiken van verschillende systemen tegelijkertijd zorgt er vaak voor dat geen van deze systemen optimaal worden benut. Dan komt het voor dat de verkeerde software voor de verkeerde taak wordt gebruikt
5. Gebrek aan centrale communicatie
Wanneer informatie zich verspreidt over meerdere kanalen en zonder centraal overzicht, is het vaak lastig om om de communicatie rond een case te volgen en te archiveren. De kans is dan groot dat je belangrijke informatie mist.
Voordelen van geautomatiseerde case management
Het vervangen van handmatige systemen door geautomatiseerde oplossingen zorgt voor efficiëntere case management. Een dergelijke oplossing heeft veel voordelen:
1. Alle informatie op één plek
Met een geautomatiseerd case management systeem heb je een centrale hub voor alle case-gerelateerde informatie. Dit maakt het eenvoudig voor iedereen om snel de nodige informatie te vinden en te gebruiken, wat de efficiëntie van het proces verhoogt.
2. Gecentraliseerde data
Door alle communicatie omtrent cases op één platform te brengen, voorkom je versnippering van informatie. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen makkelijk toegang hebben tot relevante documenten, updates, en discussies. Dit bevordert de samenwerking.
3. Geen dubbele informatie
Het verwerken van data in één systeem met verschillende geautomatiseerde controleprocessen zorgt ervoor dat er geen informatie dubbel wordt ingevoerd of opgeslagen.
4. directe updates en meldingen
Geautomatiseerde case management zorgt ervoor dat betrokkenen direct op de hoogte worden gebracht van wijzigingen of updates in cases. Dit elimineert de noodzaak om voortdurend zelf de status van zaken na te gaan, waardoor men zich kan concentreren op belangrijkere taken.
5. Automatische communicatieworkflows
Je kunt systemen opzetten die routinetaken rondom communicatie, zoals het versturen van notificaties bij nieuwe taken of het herinneren aan deadlines, automatiseren. Dit zorgt voor consistentie en vermindert de kans op menselijke fouten.
6. Beveiligde data-opslag
Door informatie te centraliseren kan er een goede beveiliging worden toegepast en wordt de kans op verlies van data tot een minimum beperkt.
7. Lage kosten voor software en arbeid
Omdat een geautomatiseerd systeem geen gebruik maakt van allerlei verschillende softwarepakketten worden de kosten voor licenties en onderhoudsovereenkomsten geminimaliseerd. Bovendien levert een dergelijke automatisering een enorme tijdsbesparing op.
8. Vereenvoudigde samenwerking
Een geautomatiseerd systeem faciliteert naadloze samenwerking door het delen van bestanden en informatie te stroomlijnen, waardoor teams effectiever samen aan oplossingen kunnen werken.
Meer weten over case management met het Power Platform?
Het inzetten van een geautomatiseerd case management systeem zorgt dus voor een hoge efficiëntie, lage kosten en een minimale foutmarge. Nog een groot voordeel van case management op basis van het Power Platform is de combinatie met Microsoft Teams waarmee je direct kunt communiceren over cases en interacrtief zaakgericht kunt werken.
Indocs heeft de kennis en ervaring in huis om op zowel kleine als grote schaal bedrijfsprocessen te automatiseren en geautomatiseerde business apps te ontwikkelen op basis van case management. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bekijk onze diensten of neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
