MICROSOFT FLOW

WORKFLOWS GENEREREN EN TAKEN AUTOMATISEREN

Microsoft Flow

Foto: Microsoft

Wat is Microsoft Flow?

Microsoft Flow is een online service om workflows te genereren en taken te automatiseren. Flow kan verschillende softwarepakketten en tools met elkaar laten communiceren en acties laten uitvoeren zonder dat hierbij programmeerkennis nodig is.

Bekijk de video

De basis van Microsoft Flow

De basis van Flow bestaat uit voorwaarden en acties: een zogenaamde als-dan-constructie. Als wordt voldaan aan een bepaalde voorwaarde, dan wordt er een bepaalde actie uitgevoerd.

Een van de eenvoudigste acties die met Flow kan worden uitgevoerd is het versturen van een notificatie. Bij ontvangst van een factuur of een betalingsbevestiging wordt er bijvoorbeeld automatisch een notificatie gestuurd naar de verantwoordelijke collega.

Door beschikbare templates (sjablonen) toe te passen, is het inrichten van zo’n pushnotificatie kinderlijk eenvoudig. Een zoekopdracht binnen het Flow-portaal naar notification levert een groot aantal beschikbare templates op. Kies bijvoorbeeld voor “get a push notification when you receive an email” en de Flow is in de basis al klaar voor gebruik. De Flow is aanpasbaar door op de edit-button te klikken: zowel de voorwaarden als de gekoppelde acties zijn nu naar eigen wens in te stellen en aan te passen. Uiteraard is het mogelijk om de Flows te testen voordat ze in gebruik worden genomen.

Tip: met de Flow app van Microsoft is het nog eenvoudiger om een taak te automatiseren. De werking van de app is eenvoudig en intuïtief.

Microsoft Flow binnen organisaties

De mogelijkheden van Flow gaan echter verder dan eenvoudige pushnotificaties. Door middel van Flow kunnen eenvoudige terugkerende taken worden geautomatiseerd en gestroomlijnd.

Een van de grootste voordelen van Flow is dat data consistent worden ingevoerd. Werknemers werken altijd volgens vaste processen en volgen altijd dezelfde stappen. Wanneer bijvoorbeeld een Flow wordt gecreëerd voor het geven van approvals, dan wordt dit proces altijd op dezelfde manier afgehandeld. Ook kunnen voorwaarden worden ingesteld zodat minder handmatige controle en correctie nodig is. Omdat de Flows intuïtief zijn en omdat de interface alleen de acties biedt die op dat moment relevant zijn, hoeven werknemers minder getraind te worden en wordt de kans op fouten kleiner.

Flow kan eenvoudig worden geïntegreerd in bestaande IT-infrastructuren: het heeft koppelingen met bijvoorbeeld Office 365, SharePoint, Excel, Slack, Salesforce, Azure en DocuSign.

Flow vs. Sharepoint Designer

Het relatief nieuwe Flow heeft gelijkenissen met SharePoint Designer, dat al langer bestaat. SharePoint Designer is echter een tool die specifiek gericht is op SharePoint. Het is niet mogelijk om workflows te laten communiceren met andere apps. Bovendien heeft SharePoint Designer een steile leercurve: voor werkbare workflows is veel kennis van syntax en code vereist. Flow daarentegen heeft een grafische user interface waarmee workflows met drag-and-drop-tools worden samengesteld.

Een stap verder

Ben je net als wij enthousiast geworden over de mogelijkheden van Flow en wil je aan de slag met het stroomlijnen van workflows in jouw organisatie? Of maak je al gebruik van Flow en wil je meer dan wat Flow aankan? Kom eens langs voor een kop koffie, dan bekijken we samen hoe procesoptimalisatie jouw organisatie efficiënter en winstgevender maakt.

EVEN SPARREN?

Meer weten?

Chat met ons »

WE KUNNEN JE BELLEN

    …OF MAILEN

      ONS BEZOEKADRES

      Pythagoraslaan 101
      3584 BB Utrecht
      +31 30 233 13 15
      info@indocs.nl